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開會背后的玄機:為什么要在會議上發言?(1)
2012/7/5 10:30:43

    開會,是每個職場人的必修課。會議室就像是跑馬場——在眾目睽睽之下,每個參與者都能在同一起跑線上,得到展示自己的公平機會。

    讓領導和N多同事同時停下手中的工作聽你說話,這樣的事在職場里并不是隨時都會發生。因此,學習如何在會議上以正確的方式表達自己的觀點,不僅可以迅速提升你的職場形象,甚至還可能獲得意想不到的“額外獎勵”。

你代表的不是自己而是所在崗位

    會議的類型多種多樣,但其目的歸結起來無外乎兩個:傳遞信息和形成決策。

    在職場上,很多問題在常規流程中無法解決、無法協調的時候,就需要通過會議的形式,借助團隊討論達成一致意見。在這種以形成決策為目的的會 議中,每個人都有機會表達自己的意見,都希望通過溝通、交流甚至是交鋒,獲得一個盡可能對自己有利的決策結果。

   無論是企業制定新規章新制度之前的意見征求會、某個產品發布之前的策劃會,還是廣告公司對設計方案進行闡述的競標會,抑或評選先進工作者的部門年終總結會,在這些場合,每一個與會者都有可能獲得發言的機會,闡述自己的想法,適度地自我展現。

    當然,你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場中一直這么“低調”下去的話。
冗長的會議除了是對與會者的一種精神消耗之外,更會導致真金白銀的損失。

    日本的許多企業很看重時間資源,例如開會,他們最講究開會效率,絕不開無用的會,他們每次開會之前,都在會議室里張貼本次會議的成本,多少人參加,開多長時間,每小時工時費用,最后累計起來公布,使主持會議的人和參加會議的人心中有數,開短會,開高效率的會,不說廢話。日本的會議室不像我們國內這么舒適,而是十分簡陋,不但無煙無茶,而且沒有椅子,開會的人都站著開,用簡陋的條件控制會議的長度,管理時間資源,提高開會的效率。

     美國某一公司的董事長賴福林在科學管理時間資源上,稱得上是一位成功的榜樣。他每天清晨6點之前準時來到辦公室,先是默讀15分鐘經營管理哲學的書籍,然后便全神貫注地開始思考本年度內不同階段中必須完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接著就是重點考慮一周的工作。他把本周內所要做的幾件事情一一列在黑板上。大約在8點鐘左右,他在餐廳與秘書共進咖啡時,就把這些考慮好的事情,小至職工的孩子入托問題,大到公司的大政方針和計劃,幾乎他認為重要的事情都要一起商量一番,然后作出決定,由秘書具體操辦。賴福林的時間管理法,極大地提高了公司工作效率,引起了美國各公司的高度重視和贊揚。

   美國的管理學家唐納德C伯納姆在他的名著《提高生產效率》中提出了提高效率的三原則,即當你處理任何工作時必須自問:能不能取消它?能不能與別的工作合并?能不能用簡便的東西代替它?這三個原則對我們管理時間來說,應該是可以借鑒的。


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